Hausverwaltung

 

Hausverwaltung

Die Verwaltung einer Wohnhausanlage ist mehr als nur eine pünktliche Betriebskostenabrechnung.

Als Hausverwalter übernehmen wir die Verwaltung einer Liegenschaft im Auftrag einer Wohnungseigentümergemeinschaft, eines Haus- oder Mehrheitseigentümers. Wir sind dabei Stellvertreter, d.h. wir führen die entsprechenden Tätigkeiten auf Rechnung der Eigentümer durch.

Der Umfang der Verwaltungsaufgaben von Wohnungseigentumsobjekten und Miethäusern ist gesetzlich definiert. Inwieweit ein Hausverwalter damit beauftragt wird, richtet sich nach dem Verwaltungsvertrag und der Bevollmächtigung. Im übrigen müssen gesetzliche Verwaltungsaufgaben, die nicht einem fremden Verwalter übertragen werden, von der Eigentümergemeinschaft oder dem Hauseigentümer selbst durchgeführt werden. Nachstehend werden Die Grundlagen der Verwaltung von Liegenschaften und unsere daraus resultierenden Leistungen in Anlehnung an die Informationen des Österreichischen Verbandes der Immobilienwirtschaft (OVI) dargestellt.

 

Verwaltungsvertrag und Bevollmächtigung

Die durch einen Verwalter zu erbringenden  Leistungen sind im Bereich des Wohnungseigentums sehr genau geregelt. Es werden daher diese Tätigkeitsbereiche auch für die Verwaltung von Miethäusern und sonstigen Liegenschaften herangezogen. Wichtig ist, im Verwaltungsvertrag diejenigen Leistungen festzuhalten, zu denen der Verwalter im Rahmen des Pauschalhonorars verpflichtet ist und diejenigen Leistungen anzuführen, für die eine zusätzliche Verrechnung vereinbart wird.

Durch die Bevollmächtigung wird der Hausverwalter zum Stellvertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. des Hauseigentümers. Er darf in allen Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung entscheiden, er kann aber auch eine Beschlussfassung durch die Mehrheit der Eigentümer herbeiführen.

Der Verwalter ist im Namen und im Auftrag sowie auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft oder des Hauseigentümers tätig, was er gegenüber Dritten auch deutlich zum Ausdruck bringen muss. Werden Dritte durch Verträge verpflichtet, wirkt das so, als ob die Wohnungseigentümergemeinschaft oder der Hauseigentümer selbst den Vertrag abgeschlossen hätten.

 

Unsere Leistungen im Detail

Wir sind Bindeglied zwischen Eigentümer(n), Bauträger, Ämtern und Nachunternehmer(n) einerseits und allfälligen Mietern andererseits. Unsere Aufgabe ist es, Liegenschaften unter Ausschöpfung aller logistischen Möglichkeiten effizient und kostengünstig zu bewirtschaften und für die Wertsicherung bzw. -steigerung Ihrer Immobilie zu sorgen. 

Unsere Leitlinie ist: Fachkompetenz, persönliches Engagement und kundenorientiertes Denken. Alles aus einer Hand. 

Vertretung nach außen

Bei Wohnungseigentumsobjekten vertreten wir als Verwalter die Eigentümergemeinschaft unbeschränkt nach außen, dazu können wir auch berufsmäßige Parteienvertreter, wie Rechtsanwälte oder Notare bestellen. Wir vertreten die Eigentümergemeinschaft vor Gericht und vor Behörden und können in allen mit der Liegenschaft zusammenhängenden Angelegenheiten Grundbuchsgesuche einbringen.

Bauliche Verwaltung der Liegenschaft

Als Verwalter haben wir für die ordnungsgemäße Erhaltung und Betreuung der Liegenschaft sorgen. Wir haben dabei die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer wahren und die Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen, außer wenn diese gesetzwidrig sind.

Die ordentliche bauliche Verwaltung einer Liegenschaft umfasst vor allem:

  • die ordnungsgemäße Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft, einschließlich baulicher Veränderungen, die über den Erhaltungszweck des Hauses nicht hinausgehen sowie
  • die Behebung ernster Schäden des Hauses in einem Wohnungseigentumsobjekt oder Mietobjekt.

Nützliche Verbesserungen oder sonstige bauliche Veränderungen an den allgemeinen Teilen der Liegenschaft, die über die Erhaltung hinausgehen, gehören bei der Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten zur außerordentlichen Verwaltung (mit Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer).

Finanzielle Verwaltung der Liegenschaft

  • Überwachung der Zahlungstermine aller laufenden Zahlungen der Wohnungseigentümer und Mieter (Vorauszahlungen, Miete etc.)
  • bei nicht fristgerechter Zahlung diese einmahnen.
  • Anpassung der Höhe der Vorauszahlungen (z.B. Betriebskosten),
  • Abschluss und Überwachnung von Versicherungsverträgen, Abwicklung allfälliger Versicherungsschäden,
  • Abführung von Steuern und Gebühren,
  • In Wohnungseigentumsanlagen Bildung einer Rücklage für künftige Aufwendungen,
  • fristgerechte Rückzahlung der für eine Liegenschaft aufgenommenen Darlehen,
  • Aufteilung der Einnahmen aus den allgemeinen Teilen der Liegenschaft an die Wohnungseigentümer dem Verhältnis ihrer Anteile.

Wir sind als Verwalter Treuhänder der uns anvertrauten fremden Gelder. Wir müssen sie daher in geeigneter Form, etwa auf Sparbücher oder Sparkonten, anlegen. Alle Ein- und Auszahlungen müssen über ein Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder ein Anderkonto durchgeführt werden. Diese Konten müssen für jeden Wohnungseigentümer sowie den Hauseigentümer einsehbar sein. Die Führung eines gemeinsamen Kontos für mehrere Liegenschaften ist unzulässig.

Wohnungseigentümer - Vorausschau

Der Verwalter muss den Wohnungseigentümern jährlich eine Vorausschau erstellen. Diese muss beinhalten:

  • die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten
  • die in absehbarer Zeit geplanten Verbesserungsarbeiten
  • die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage
  • sonst vorhersehbare Aufwendungen, vor allem Bewirtschaftungskosten
  • die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen

Wohnungseigentümer-Abrechnung

Bis spätestenssechs Monate nach Ende der Abrechnungsperiode müssen wir jedem Wohnungseigentümer eine schriftliche Abrechnung übermitteln. In dieser Abrechnung haben sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die für die Eigentümergemeinschaft erfolgten, aufgegliedert zu enthalten. Beinhaltet sein muss eine Abrechnung der Rücklagen sowie eine Betriebskostenabrechnung.

Betriebskostenabrechnung

Bis spätestens 30.6. eines jeden Kalenderjahres haben wir eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, die für Wohnungseigentumsobjekte üblicherweise in der allgemeinen Jahresabrechnung enthalten ist. Weist diese bei pauschalierter Einhebung ein Guthaben aus, muss dies den Wohnungseigentümern und Mietern bis spätestens 1.8. eines jeden Kalenderjahres gutgeschrieben bzw. zurückerstattet werden. Weist die Abrechnung einen Abgang auf, muss bis zu diesem Zeitpunkt eine Nachzahlung eingefordert werden.

Heizkostenabrechnung

Als Verwalter von Wohnungseigentumsobjekten haben wir den Wohnungseigentümern spätestens bis 30.6. eine ordentliche Abrechnung über die Heiz- und Warmwasserkosten nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz zu übermitteln.

Hauseigentümer-Abrechnung

Ein Miethauseigentümer muss zum Anfang jedes Quartals eine Abrechnung erhalten, aus der sich alle für sein Vermögen getätigten Einnahmen und Ausgaben ergeben. Meist ist im Verwaltungsvertrag eine Bestimmung enthalten, wonach eine Abrechnung als genehmigt gilt, wenn nicht innerhalb einer Frist Einwendungen dagegen erhoben werden. Diese Fristen betragen in der Regel 4 bis 6 Monate.

Hauptmietzins-Abrechnung

Bis spätestens 30.6. eines jeden Kalenderjahres müssen wir als Verwalter eine Abrechnung über die Einnahmen- und Ausgaben erstellen und an einer geeigneten Stelle im Haus allen Mietern zur Einsichtnahme aufgelegt werden. Die Abrechnung muss in einer übersichtlichen und für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbaren Form erfolgen.

Eigentümerversammlung und Protokoll

Als verwalter von Wohnungseigentumsobjekte haben wir  mindestens alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Das ist auch dann erforderlich, wenn es keine besonderen Besprechungspunkte gibt. Tag und Zeitpunkt der Eigentümerversammlung müssen so gewählt werden, dass möglichst viele Wohnungseigentümer daran teilnehmen können.

Über jede Eigentümerversammlung muss durch uns ein Protokoll angefertigt werden, indem zumindest die Teilnehmer, die Abstimmungsergebnisse und die gefassten Beschlüsse angeführt sind. Dieses Protokoll muss jedem Wohnungseigentümer schriftlich übermittelt werden und an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus angeschlagen werden. Ergab eine Abstimmung keine Mehrheit für oder gegen einen Vorschlag, muss der Verwalter diejenigen Wohnungseigentümer, die nicht bei der Eigentümerversammlung anwesend oder vertreten waren, gleichzeitig mit der Übersendung des Protokolls auffordern, sich dazu innerhalb einer bestimmten Frist zu äußern.

Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft

Jedem Wohnungseigentümer muss die Gelegenheit gegeben werden, an der Beschlussfassung mitzuwirken. Beschlüsse können entweder in der Eigentümerversammlung oder im Umlaufweg gefasst werden, dies kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Damit ein Beschluss wirksam wird, ist jedoch immer Voraussetzung, dass die Wohnungseigentümer Gelegenheit hatten, sich über den Beschlussgegenstand zu äußern, auch wenn sie es tatsächlich nicht taten.

Als Verwalter müssen wir dafür Sorge tragen, alle Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus anzuschlagen und jedem einzelnen Wohnungseigentümer schriftlich zu übermitteln. In dem übersendeten Beschluss muss darauf hingewiesen werden, dass für den Beginn der Anfechtungsfrist der Zeitpunkt des Anschlages im Haus entscheidend ist. Ebenfalls angegeben werden muss der Tag des Anschlages und das sich daraus ergebende Ende der Anfechtungsfrist.

Befristete Verträge und Leerstehungen

Als Hausverwalter müssen wir den Ablauf der Befristungen überprüfen. Im Sinne einer "aktiven Liegenschaftsbewirtschaftung" müssen leerstehende Einheiten zumindest monatlich überprüft werden und eine möglichst rasche Neuvermietung herbeigeführt werden.

 

Honorar des Verwalters

Welcheunserer Leistungen von einem Pauschalhonorar oder einem Zusatzhonorar abgegolten werden, richtet sich nach der individuellen Vereinbarung zwischen dem Hauseigentümer bzw. der Wohnungseigentümergemeinschaft und un . Folgende Leistungen sind dabei zu berücksichtigen:

  • Kontrolle des Objektzustandes
  • Erhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen in normalem Umfang
  • Abschluss von Betreuungs,- Wartungs- und Serviceverträgen
  • Tätigkeiten in Zusammenhang mit Service-, Wartungs- und Reparaturarbeiten
  • Führung der für die Betriebsführung erforderlichen Unterlagen, wie Wartungsaufzeichnungen, Prüfbücher etc.
  • Erstellung der Eigentümer-Vorausschau
  • Inkasso und Mahnwesen der Zahlungen der Wohnungseigentümer bzw. der Mieter
  • Jahresabrechnung, Hauptmietzinsabrechnung
  • Übliche Verwaltungsangelegenheiten in normalem Umfang, wie Aktenführung, Stammdatenführung, Vertretung vor Behörden etc.
  • Eigentümerversammlung mindestens alle zwei Jahre und Protokoll
  • Überprüfung, Beratung und Neuabschluss von Betreuungs-, Wartungs- und Serviceverträgen
  • Betreuung und Abwicklung von Großreparaturen und Verbesserungsmaßnahmen, wie Planung, Angebotseinholung, Behördenverhandlungen, Erstellen eines Finanzierungskonzeptes, Überwachung der Bauführung, Prüfung aller Rechnungen etc.
  • Geltendmachung von Schadenersatz- und Gewährleistungsansprüchen
  • Tätigkeiten in Zusammenhang mit Mietverträgen, die die Eigentümergemeinschaft mit hausfremden Dritten schließt, wie etwa Abschluss, Inkasso etc.
  • Tätigkeiten in Zusammenhang mit Instandhaltungsdarlehen
  • Tätigkeiten in Zusammenhang mit Hausbesorgern und sonstigen Hilfskräften, etwa Abschluss, Kündigung, Lohnverrechnung etc.
  • Abrechnungen aufgrund abweichender Aufteilungsschlüssel oder Abrechnungseinheiten
  • Durchführung zusätzlicher Eigentümerversammlungen und Protokollerstellung
  • Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung der Eigentümergemeinschaft, sofern dies über den normalen Umfang hinausgeht
  • Führen von Schlichtungsstellung- und Gerichtsverfahren, sofern kein Rechtsanwalt damit betraut ist
  • Übergabe der Verwaltungsunterlagen bei Ende der Verwaltungstätigkeit

 

In Wohnungseigentumshäusern kann das Verwaltungshonorar einen Promillesatz des Neubauwertes der Liegenschaft darstellen, üblich sind aber auch Vereinbarungen über Beträge pro Quadratmeter und Nutzfläche oder pro Wohneinheit.

Zwischen dem Eigentümer und uns als Verwalter kann das Honorar für die ordentliche Verwaltung von Miethäusern als Prozentsatz der Summe der Mietzinse pro Jahr oder als Promillesatz des Neubauwertes des Gebäudes vereinbart werden. Im Rahmen der Betriebskosten wird ein Teil der Verwaltungsgebühr den Mietern weiterverrechnet. Für das Abrechnungsjahr 2015 beträgt die Verwaltungskostenpauschale gemäß § 22 MRG  3,43 Euro/m² Nutzfläche und Jahr. Die nächste Anpassung erfolgt im April 2016.

Unsere Zusatzleistungen werden entweder nach Stundensatz oder in einem Prozentsatz des Bauvolumen abgerechnet.

Kommt ein unbefristeter Miet- oder Pachtvertrag durch die Vermittlung, d.h. durch die "vertragsgemäße, verdienstliche" Tätigkeit durch uns als Hausverwalter zustande, kann mit dem Mieter und dem Vermieter eine Provision von einer Bruttomonatsmiete vereinbart werden.